Nagyban minden könnyebb, több a kedvezmény, mindenki verseng az üzletért… Pedig koránt sem van ez így. A tenderes flottabeszerzések számos buktatót rejthetnek akár mindkét oldalon, így nem árt végig olvasni cikkünket, melyben összeszedtük a legfőbb nagy beszerzés-specifikus szempontokat.
Mi is az a nagyvállalati flottabeszerzés?
A nagyvállalati flottabeszerzés alatt olyan folyamatot értünk, amely során egy vállalat előre meghatározott paraméterek mentén árajánlatot kér, majd szerződést köt járművek tartósbérletére, hogy biztosítsa a munkavállalói számára szükséges gépjárműveket üzleti tevékenységeik végzéséhez. Ez a flottabeszerzés több fél céges járműre, például személygépkocsikra, teherautókra vagy speciális munkagépekre terjedhet ki.
Általában milyen lépésekből áll egy nagyvállalati flottabeszerzés:
- Igényfelmérés: A vállalat meghatározza, hány és milyen típusú járművekre van szüksége az üzleti célok elérése érdekében.
- Beszerzési stratégia kialakítása: A vállalat kidolgozza a beszerzési stratégiát, amely figyelembe veszi a költségvetést, a szolgáltatási igényeket, lehetőségeket , valamint a járművek használatának időtartamát.
- Ajánlatkérés: A vállalat bekéri az ajánlatot a flottaszolgáltatótól.
- Tárgyalás és szerződéskötés: Az ajánlatot kielemezve végig tárgyalják a szerződés szolgáltatási tartalmát, egyéb fontos szerződéses elemeket.
- Szállítás és üzembe helyezés: A járművek átvétele és az esetleges szükséges beállítások, felkészítések elvégzése után a járművek üzembe helyezése.
- Flottakezelés: A járművek folyamatos karbantartása, javítása, nyomon követése és esetleges cseréje, valamint az adminisztratív teendők, mint például a biztosítások és a dokumentáció kezelése.
A flottabeszerzés célja, hogy a vállalat költséghatékonyan és megbízhatóan biztosítsa a szükséges járműveket, optimalizálva ezzel az üzleti működés hatékonyságát és rugalmasságát.
Beszerzés = azonos ajánlatok?
Kérjünk be három ajánlatot, tendereztessük meg őket - nyerjen a legolcsóbb - úgy is mindegyik ugyanazt szállítja. Minden beszerzői biblia így kezdődik, és ez számos esetben igaz lehet, amikor fizikai eszközt szerzünk be. Azonban egyre inkább szolgáltatásokra van igényünk, épüljön ez “hardverre”, vagy “szoftverre”. Szolgáltatás esetében pedig bejönnek az emberi tényezők és olyan értéktöbbletek, amelyeket sokszor nehéz egyértelműen forintosítani, összehasonlítani. Van akinek ez, van akinek az lesz a fontosabb, értékesebb. Nos, a flottaszolgáltatás azaz a mobilitás is ilyen. A tartós bérlet hardverét azaz a járművet még csak-csak össze lehet hasonlítani, de az egyes elemeket és annak jövőbeli teljesítési minőségét kevésbbé. Ne feledjük, legalább három évre szerződünk magas értékű szolgáltatásra.
1) Mire is van szükségünk?
Innét indul a járműbeszerzés: határozzuk meg pontosan, hogy mi az igényünk. Jelöljük egyértelműen, mi az ami kötelező / nem módosítható elem, mi az ami rugalmas. Így a flottakezelő is tudni fogja, hogyan készítse el az ajánlatot. Fontos, hogy akár az első ajánlatadás előtt legyen egy gyors 5-10 perces élőbeszédes egyezetés, amely során kiderülnek ki mit ért a fogalmak alatt, és kialakulnak az első benyomások.
2) Első benyomások - figyeljünk oda rájuk!
Beszerzői oldalon számos kérdést fogunk kapni az ajánlattevőktől, figyeljünk oda, melyik képviselő milyen minőségű, mennyire releváns kérdéseket tesz fel. Segíti a tender előrehaladását, vagy például olyat kérdez, amit egyértelműen leírtunk? Az értékesítők a flottakezelő vállalatok első számú emberei, az ő felkészültségük tükrözheti az egész vállalat teljesítő képességét.
3) Minél több - annál kedvezőbb?
Egy bizonyos jármű mennyiségig valóban, de minél több fehér egyenautót szeretnénk egyszerre a flottánkba beszerezni, annál nehezebb lesz őket a futamidő végén eladni, ami a bérleti díjra is rányomja a terhét. Mit lehet ilyenkor tenni? Egyeztessünk a flottakezelővel,hogy ők mekkora méretet látnak költséghatékonynak, mivel lehetne optimalizáltan diverzifikálni a járműparkot? Alternatív típusokkal, különböző felszereltséggel (pl: manuális / automata), vagy esetlegesen egy éves időbeli eltolás is elég már a kedvezmények maximalizálásához?
4) Rugalmas, vagy szabálykövető tender?
Számos esetben előfordul, hogy menet közben változnak a tender paraméterei, játékszabályai: a vezetőségnek mégis jó az automata váltó, mégis lehet a kiírt modell mellé másik járművet is javasolni. Vibráló világunkban ez már-már természetes, viszont beszerzőként legyen figyelmünk arra, hogy minden szereplő értesüljön a változásokról - hiszen ekkor tudjuk fenntartani a versenyt.
5) Hogyan értékeljük az ajánlatokat?
Előbb-utóbb az összes ajánlat beérkezik, kezdődik a kiértékelés szakasza. Az első pillantásunk önkéntelenül is az árra esik - hiszen erre vagyunk a legkíváncsibbak. Viszont gyorsan lépjünk is tovább, ne higgyjünk a szemünknek. Se a legolcsóbbnak, se a legdrágábbnak egészen addig amíg a tartalmi részt nem ellenőriztük.
- Jármű specifikáció - Pontosan az a jármű van benne, amire kértük az ajánlatot?
- Futamidő, futásteljesítmény - Stimmelnek az adatok?
- Finanszírozási kondíciók - Fix, vagy változó, kamatszámítás módja?
- Szolgáltatás elemek, és azok tartalmára vonatkozó paraméterek - Minden benne van amit kértünk? Kiemelkedő elemek? Zárt, vagy nyílt költségszámítás?
- Átadás, ütemezés - Az átadás várható ütemezése megfelel számunkra?
+1 Egyéb fontos, kiírásunkban szereplő tényezők visszaigazolása - Egyedi igényeinkre milyen megoldást javasolnak?
6) Tárgyalás, alku, ígéretek
Az ajánlatok tüzetes kiértékelése közben gyűlnek a kérdések, amelyeket szükséges egy előre egyeztetett tárgyalás során - akár előre megküldve a kérdéseket - végig egyeztetni. A válaszokból kiderül, hogy “eladóval” vagy szakértő értékesítővel van dolgunk a másik oldalon. Fontos, hogy a könnyű all-in bemondásos ígéreteknek ne higgyünk feltétlenül. Aki mindenre azt mondja, hogy “úgy lesz ahogy a Bérlő szeretné” … nos legyünk egy kicsit reálisabbak. Mindenkinek szükséges, hogy megfelelő ár-érték arányú szolgáltatásról szóljon a szerződés, különben a futamidő közben érhetnek minket extra számlákban megvalósuló meglepetések.
Különösen igaz ez olyan nagyobb értékű szerződések esetében, mint amilyen egy kisteherautó bérlés, vagy teherautó bérlés során keletkezik.
7) ÁSZF
Itt van a kutya elásva - vessük össze a szóban elhangzott ígéreteket az ÁSZF tartalmával. Számunkra aggodalmat keltő pontoknál érdemes feltenni azt a kérdést, hogy a szóban forgó paragrafus milyen valószínűséggel fordulhat elő velem (pl: rossz üzemanyag tankolása), milyen sűrűn lesz rá szükségem (csereautó szolgáltatás)? Ugyanis az ÁSZF-ek jó eséllyel minden kiskaput igyekeznek kizárni, amelyet egyszer már egy nem megfelelően eljáró Bérlő megpróbált kijátszani. Régi “kedvenc” történetünk az étolaj tankolás dízel autónkba… Szánjunk rá kellő időt, értelmezzük közösen.
Hatvan perc hatvan jó hónapért
A sales csapaton belül azt szoktuk mondani, szánjunk rá egy órát egy tárgyalásra, hogy utána hatvan hónapon keresztül prémium minőségben tudjunk szolgáltatni az Bérlőink javára. Bérlői oldalról nézve is hasznos a párbeszéd a szerződés megkötése előtt, így biztosíthatjuk azt, hogy olyan szolgáltatást kapjunk amire valóban szükségünk van. Nézzünk az árak, és a szolgáltatások mögé, döntsünk megalapozottan.
